إدارة الوقت وتنظيمه

إدارة الوقت

عدد ساعات اليوم المتاحة أمام الجميع متساوية، وفي كل ساعة يمكنك إنجاز أمر ما أنت بحاجة له، ولكن ليس الجميع قادر على الاستفادة من هذه الساعة، ودائمًا اقتناعك بأن الوقت غير كافي هو بداية الفشل في تنظيم الوقت لتجد نفسك محاصر بسلاح الوقت كعدو لك وليس كصديق، لذا سنتعلم سويًا اليوم كيفية إدارة الوقت وتنظيمه، وطريقة تخطيط المهام بطريقة منظمة وصحيحة.

مفهوم ادارة الوقت وتنظيمه

إدارة الوقت أو Time management يقصد بها كيفية توزيع المهام والمسؤوليات على مدار اليوم. وبحسب الساعات المتاحة أمامك لاستغلال كل دقيقة من وقتك في انجاز هذه المهام في الوقت المحدد دون خلل. وبالتالي سينعكس ذلك على نتائجك في العمل بالإيجاب. بجانب تحقيق مسؤولياتك بقدر أكبر من الكفاءة والاحترافية لأنك تمكنك من إعطاء كل مهمة حقها من الوقت.

إدارة الوقت

 

لذا أصبحت مهارة الوقت من أكثر المهارات الإنسانية التي يتم تدريسها وغرسها في الأشخاص. فهي ذات أثر إيجابي مهم سواء على الحياة العملية أو الاجتماعية. فدائمًا ما يكون الأشخاص المنظمين هم الأكثر انتاجًا. لأنهم أكثر قدرة على الاستفادة من كل دقيقة في يومهم بصورة صحيحة. ولديهم رؤية صحيحة في الاستخدام الصحيح للوقت، من خلال توزيع المهام على الأوقات المناسبة لها، لتسير جنبًا إلى جنب دون أن تطغى مهمة على أخرى.

أهمية تعلم كيفية ادارة الوقت وتنظيمه

إذا كان لديك مهارة كيفية ادارة الوقت وتنظيمه. فأنت قد وضعت قدميك على أول درجة من درجات النجاح، فلا يوجد شخص ناجح بدون خطة زمنية للمهام المطلوبة منه.  وبالتالي عليك أن تتعلم كيف تنظم وقتك لأهمية ذلك في:

  • القيام بكافة مهامك في الوقت المحدد وبالتالي رفع معدل الانتاجية لك.
  • التخلص من الضغط والقلق المستمر بسبب تأخر انجاز الأعمال.
  • الثقة بالذات وبقدراتك على إنجاز المهام المؤولة إليك بنجاح.
  • الحصول على وقت فراغ أكبر ووقت لحياتك الاجتماعية ولاسترخائك النفسي والجسدي.
  • النجاح في اثبات استحقاقك لتولي المهام القيادية في وظيفتك.
  • بذل جهد أقل لأنك ستشعر بأن الوقت يمر كما تريد وحسب ما خططت له.
  • تجنب اهدار الوقت في أنشطة أو مهام غير ضرورية قد تسرق الوقت بدون فائدة.

كيفية ادارة الوقت وتنظيمه

سواء كنت طالبًا أو موظفًا، وسواء كنت رئيسًا أو مرؤوسًا، سواء رجلًا أو امرأة؛ فأنت بحاجة لمهارة كيفية ادارة الوقت وتنظيمه، فهناك بعض النصائح والأمور التي تساعدك في ادارة الوقت وكسب كل دقيقة في يومك لإتمام عملك في الوقت المحدد بطريقة صحيحة بأقل مجهود دون ضغط إضافي على حياتك، ومن أهم النقاط التي تساعدك في تخطيط يومك:

تحديد الأولويات

أولوياتك دائمًا ما تكون على قمة المهام المطلوب انجازها يوميًا، لذا مهم أن تحدد الأولى منك انجازه لإعطائه الوقت المثالي له وللقيام به على أكمل وجه، لذا عليك عمل خطة مهام تبدأ فيها بأولوياتك ثم الأقل  أهمية فالأقل وهكذا.

إدارة الوقت

تحليل الوقت

إذا كنت تشعر بأن وقتك يضيع هباءً؛ فعليك أن تقف لدقائق مع نفسك وتحلل يومك، كيف يبدأ وفي ماذا يمر وكيف ينتهي، فالوقوف على المشكلة هي الخطوة الأولى في فهم كيفية ادارة الوقت وتنظيمه، فمثلًا إذا كنت تضيع الكثير من الوقت في مواقع التواصل الاجتماعي فيجب عليك التوقف عن ذلك، وإذا كان كثير من الوقت يمر في المواصلات في طريق العودة للمنزل؛ فيمكنك الاستفادة منه في القراءة أو تعلم أمر جديد أو انجاز شيء وهكذا. وتتبنى تحليل الوقت شركة فيسبوك لتحديد الوقت الذي يقضيه عملاؤها.

تخصيص الوقت للمهام

إذا قمت بوضع خطة زمنية للمهام المطلوبة منك على مدار اليوم؛ فبالطبع ستتقيد بالوقت المحدد وتتخلص من تشتت الانتباه، فمثلًا عليك تخطيط الساعتين الأولى من اليوم في العمل في انجاز المشروع الأول، ثم مراجعته وتسليمه، مع تخصيص نصف ساعة للراحة وتجميع أدواتك والاستعداد للمشروع الثاني وهكذا.

وضع قائمة بالمهام

يمكنك لالتزام بقائمة المهام في حال استلامك لمشاريع كبيرة تتضمن مهام صغيرة يمكن توزيعها على مدار اليوم، فمثلًا إذا كان مطلوب منك تقديم مشروع كتابي عن أمر معين؛ عليك تقسيمه إلى موضوعات وكتابة من 3-4 موضوعات يومية، في هذا الحالة مع انجاز كل يوم ستتحفز لاستكمال المشروع، وستتمكن من انجازه في الوقت المحدد باحترافية دون ضغط.

استخدام التقويم

وجود التقويم بجانبك بالتواريخ وأيام الأسبوع ستساعدك في تحديد التاريخ المخصص لكل عمل عليك القيام به، لذا مهم أن تحدد على التقويم اليوم والساعات المحددة لكل مهمة وموعد البداية والانتهاء منها.

التواجد في بيئة عمل مناسبة

بيئة العمل المحيطة تؤثر إلى قدر كبير في فعالية القيام بالمهام ونجاح الشخص في انجازها في الوقت المحدد، لذا احرص على تنظيم بيئة عمل مريحة من مكتب منظم وديكورات بسيطة وتعطي جو مناسب، مع رش عطر مفضل وإضاءة مناسبة ومقعد مريح وهكذا، كما يجب عليك أن تتخلص من أي مشتتات في مكان عملك.

نصائح لإدارة الوقت

  • استيقظ مبكرًا: فالاستيقاظ في الخامسة أو السادسة صباحًا على أقصى تقدير هو الوقت المطلوب لبداية يوم بإنتاجية أكبر، حيث سيكون أمامك وقت أطول لتناول فطورك وقراءة وردك من القرآن وأيضًا لممارسة رياضتك المفضلة ثم الانخراط في مهام يومك.
  • تخلص من المشتتات: مثل الهاتف أو التلفاز أو الألعاب أو مصادر التشتت الأخرى التي تجعلك تهتم بها دون الاهتمام بمهامك.
  • قم بمهمة واحدة في كل مرة: مهم أن يكون لديك مهمة لكل وقت، فتقسيم المهام الكبرى لخطوات بسيطة يساعدك على الإنجاز، وعلى العكس تشتيت الانتباه على أكثر من مهمة سيسبب لك فشل في انجازها.
  • تجنب التأجيل: التأجيل لوقت آخر والتقاعس من أكثر العوامل المدمرة للوقت، لذا تجنب التمديد في الوقت والمهام وتأجيل ما يجب تنفيذه اليوم إلى الغد.
  • خذ استراحة: عليك عمل استراحات بين المهام ولتكن نصف ساعة بين كل ساعتين، فانت إنسان لعقلك وجسدك عليك حق، مع أهمية النوم جيدًا.
  • وازن بين عملك وحياتك الأسرية: فلكل منهما حق عليك، لذا عليك عدم تفضيل إحداهما على الأخرى، فيجب  عليك أن تخصص وقتك لأسرتك ولأطفالك وأصدقائك في ساعات يومك.

ما هي وسائل ادارة الوقت؟

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *